POLÍTICA DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

CAPÍTULO 1

DISPOSICIONES GENERALES

Artículo 1. Legislación aplicable y ámbito de aplicación. Este manual se aplica al tratamiento de datos que sea responsabilidad de LEAL COLOMBIA S.A.S. (“Leal”) o en la que ésta actúe como Encargado, conforme a las normas aplicables en materia de tratamiento de datos personales.

Artículo 2. Definiciones. Para la interpretación de los contenidos del manual aplicarán las siguientes definiciones:
2.1. Autorización. Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para el Tratamiento de sus Datos Personales.
2.2. Base de Datos Personales. Conjunto organizado de los Datos Personales que son objeto de Tratamiento por parte de Leal, o quien ésta designe, en su condición de Responsable y/o Encargada.
2.3. Datos de Menores y Adolescentes. Son los Datos Personales pertenecientes a menores de edad.
2.4. Dato Personal. Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
2.5. Dato Público. El que sea calificado como tal según las normas colombianas. Son públicos, entre otros, el estado civil de las personas, su profesión u oficio, a su calidad de comerciante o de servidor público y aquellos que puedan obtenerse sin reserva alguna. Por su naturaleza, los Datos Públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales, sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
2.6. Datos Sensibles. Son los que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación. Algunos ejemplos son los datos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
2.7. Encargado del Tratamiento o Encargado. Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
2.8. Leal. Es Leal Colombia S.A.S., sociedad colombiana, domiciliada en Bogotá, identificada con NIT 900931706-0, quien actúa como Responsable y/o Encargada del Tratamiento de Datos Personales de las Bases de Datos.
2.9. Manual. Es el Manual Interno de Políticas y Procedimientos para el Tratamiento de Datos Personales de Leal.
2.10. Responsable del Tratamiento o Responsable. Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la Base de Datos y/o el Tratamiento de los Datos Personales.
2.11. Titular. Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
2.12. Transferencia nacional o internacional. Es la que realiza el Responsable y/o Encargado del Tratamiento, cuando envía la información o los Datos Personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera de Colombia.
2.13. Transmisión. Ocurre cuando, por cuenta del Responsable, un tercero realiza el Tratamiento de Datos Personales dentro o fuera de Colombia.
2.14. Tratamiento. Es la recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión de Datos Personales, así como cualquier otra operación o conjunto de operaciones sobre Datos Personales.

Artículo 3. Objeto. Este Manual regula los procedimientos de recolección, manejo y Tratamiento de los Datos Personales que realiza Leal o quien éste designe, con el fin de garantizar y proteger los derechos de los Titulares.

Artículo 4. Bases de Datos. Leal tiene y tendrá diversas bases de datos en desarrollo de sus actividades comerciales. Así, las políticas de este Manual se aplican a todas nuestras Bases de Datos que incluyan Datos Personales. El tipo de información consignada en las mismas, las medidas de seguridad para el almacenamiento, la Transferencia, Transmisión y/o cesión de Bases de Datos se reportarán en el Registro Nacional de Bases de Datos, conforme a las normas aplicables.

Artículo 5. Principios. Nuestra política de Tratamiento se fundamenta en los siguientes principios:
5.1. Principio de finalidad. El Tratamiento tiene una finalidad legítima y acorde con el marco legal. La finalidad del Tratamiento será siempre informada al Titular.
5.2. Principio de libertad. Los Datos Personales serán recolectados y sujetos a Tratamiento, previo consentimiento expreso e informado del Titular.
5.3. Principio de veracidad o calidad. Se deben recolectar Datos Personales q ser veraces, completos, exactos, actualizados, comprobables y comprensibles, de manera que la información recolectada no induzca a error o sea fraccionada.
5.4. Principio de transparencia. Cualquier Titular podrá solicitar y obtener información sobre la existencia de sus propios datos, o de quienes le conciernan, en las Bases de Datos de Leal.
5.5. Principio de acceso y circulación restringida. El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales y de la ley aplicable.
5.6. Principio de seguridad. Leal procurará asegurar que existan las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros, de manera que se evite su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
5.7. Principio de confidencialidad. Leal, las personas que intervengan en el Tratamiento garantizarán la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la presente ley y en los términos de la misma.
5.8. Protección de Datos Sensibles. Ni Leal ni a quien éste designe como Responsable o Encargado del Tratamiento de Datos Personales recolectarán ni tratarán Datos Sensibles, salvo autorización expresa del Titular.
5.9. Protección de Datos Personales de menores y adolescentes. En el Tratamiento de Datos Personales de menores y adolescentes, Leal asegurará la prevalencia de los derechos de los menores de edad y seguirá los lineamientos establecidos en la ley para este tipo de Datos Personales.

CAPÍTULO II

DERECHOS DE LOS TITULARES

Artículo 6. Derechos de los Titulares. En relación con el Tratamiento, los Titulares tienen los siguientes derechos:
6.1. Derecho de acceso. Los Titulares pueden obtener toda la información respecto de sus propios Datos Personales, sean parciales o completos, del Tratamiento aplicado a los mismos, de la finalidad del Tratamiento, la ubicación de las Bases de Datos que contienen sus Datos Personales, y sobre las comunicaciones y/o cesiones realizadas respecto de ellos.
6.2. Derecho de actualización. En cualquier momento, los Titulares pueden actualizar sus Datos Personales.
6.3. Derecho de rectificación. Los Titulares pueden modificar sus Datos Personales, que resulten ser inexactos, incompletos o inexistentes.
6.4. Derecho de cancelación. Los Titulares podrán suprimir o cancelar sus Datos Personales cuando sean excesivos, no pertinentes, o el Tratamiento sea contrario a las normas, salvo en los casos contemplados como excepciones por la Ley.
6.5. Derecho de revocatoria del consentimiento. Los Titulares pueden revocar su consentimiento o la autorización que habilita a Leal y/o a quien éste designe, a un Tratamiento con determinada finalidad, salvo cuando exista un deber legal o contractual que le imponga el deber de permanecer en la Base de Datos.
6.6. Derecho a presentar quejas y reclamaciones o a ejercer acciones. Si los Titulares tienen quejas o reclamos respecto del Tratamiento que pongan en riesgo sus Datos Personales, tienen derecho a presentarlos ante la Superintendencia de Industria y Comercio.
6.7. Derecho a otorgar Autorización para el Tratamiento de Datos Personales. Los Titulares tienen derecho a otorgar Autorización a Leal o a quien éste designe para el Tratamiento de sus Datos Personales.
Parágrafo. El ejercicio de estos derechos será gratuito e ilimitado para los Titulares de Datos Personales, sin perjuicio de las disposiciones legales que regulen el ejercicio de los mismos. Por tratarse de una potestad personalísima, deberán ser ejercidos por el Titular de manera exclusiva, salvo las excepciones de Ley.

Artículo 7. Mecanismos para otorgar la Autorización. Leal, o a quien éste designe podrá solicitar la Autorización de Tratamiento a sus Titulares mediante diferentes mecanismos, tales como medios escritos (formato físico o a través de página web), verbales cuando el titular solicite la afiliación a los servicios de Leal, o en cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta. La Autorización garantiza que se ha puesto en conocimiento del Titular tanto el hecho del Tratamiento de sus Datos Personales, como sus derechos frente a dicho Tratamiento.
Para el caso de los Datos Personales que se recolecten de Menores de Edad, la autorización deberá darse de manera previa, expresa y debidamente informada por el padre de familia o acudiente del niño, niña o adolescente, atendiendo con anterioridad el ejercicio del menor a su derecho a ser escuchado.

Artículo 8. Prueba de la Autorización. Leal y/o quien éste designe adoptará las medidas que sean necesarias para mantener registros de cuándo y cómo obtuvo Autorización por parte de los Titulares para el Tratamiento.

Artículo 9. Aviso de privacidad. En su página web mediante aviso de privacidad, Leal informará a los Titulares y al público en general, la información relativa a la existencia de las políticas y procedimientos de Tratamiento de Datos Personales de la que trata este Manual, teniendo en cuenta los parámetros que exige la ley aplicable. Leal conservará copia del modelo de aviso de privacidad para sus archivos.

CAPÍTULO III

OBLIGACIONES

Artículo 10. Deberes del Responsable del Tratamiento. En su calidad de Responsable del Tratamiento de los Datos Personales que reposen en sus Bases de Datos, Leal cumplirá con los siguientes deberes:
10.1. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
10.2. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la normativa aplicable, copia de la respectiva Autorización otorgada por el Titular.
10.3. Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la Autorización otorgada.
10.4. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
10.5. Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
10.6. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a éste se mantenga actualizada.
10.7. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.
10.8. Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la normativa aplicable.
10.9. Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
10.10. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en este Manual y en la ley.
10.11. Informar al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
10.12. Dar debido y oportuno trámite a las consultas y reclamos formulados por los Titulares.
10.13. Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentre en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
10.14. Informar, a solicitud del Titular, sobre el uso de sus Datos Personales.
10.15. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
10.16. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio en materia de hábeas data.

Artículo 11. Deberes del Encargado del Tratamiento. En su calidad de Encargado del Tratamiento de los Datos Personales que reposen en sus Bases de Datos, Leal o quien este designe, cumplirá con los siguientes deberes:
11.1. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
11.2. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
11.3. Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la ley.
11.4. Actualizar la información reportada por el Responsable del Tratamiento dentro de los quince (15) días hábiles siguientes contados a partir de su recibo.
11.5. Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en este Manual y en la ley.
11.6. Registrar en la Base de Datos Personales la leyenda “reclamo en trámite” en la forma en que se regula en la ley, respecto de aquellas quejas o reclamaciones no resueltas presentadas por los Titulares de los Datos Personales;
11.7. Insertar en las Bases de Datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad de Datos Personales.
11.8. Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
11.9. Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que están legitimadas para tener acceso a ella.
11.10. Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
11.11. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

Artículo 12. Tratamiento de Datos Personales de Menores de Edad. Los Datos Personales que se recolecten de menores de edad tendrán especial protección y siempre se dará prevalencia a los derechos de los niños, niñas y adolescentes.

Artículo 13. Transmisión de Datos Personales. En el evento en que Leal delegue el Tratamiento de Datos Personales en un tercero, que se convierta en el Encargado del Tratamiento, tomará todas las medidas que sean necesarias para garantizar el cumplimiento del presente Manual, así como garantizará al Titular el ejercicio de sus derechos.

Artículo 14. Transferencia de Datos Personales. En el evento en que Leal transfiera temporal o definitivamente Datos Personales a un tercero, dentro o fuera de Colombia, que se convierta en el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de los Datos Personales, tomará las medidas necesarias para preservar los derechos de los Titulares durante la Transferencia.

CAPÍTULO IV

PROCEDIMIENTOS ESTABLECIDOS PARA GARANTIZAR EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DE LOS TITULARES

Artículo 15. Atención de consultas y reclamos. El Titular puede ejercer los derechos descritos en el Artículo 6 del presente Manual a través del correo electrónico info@leal.com.co.

Artículo 16. Procedimiento para consultas. El Titular o sus causahabientes podrán realizar consultas sobre Datos Personales que reposen en las Bases de Datos de Leal, por escrito a través de los medios descritos en el Artículo 15 del presente Manual. En consecuencia, Leal o a quien éste designe garantizará el derecho de consulta, suministrando al Titular o sus causahabientes toda la información que esté contenida con la identificación del Titular.
La consulta será atendida en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al Titular, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, el cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del término inicial.

Artículo 17. Procedimiento para reclamos. El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en las Bases de Datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la normativa de protección de Datos Personales, podrán presentar un reclamo ante el Responsable del Tratamiento, el cual deberá incluir: (i) la identificación del Titular; (ii) la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo; (iii) la dirección física o electrónica donde desea recibir notificaciones; y (iv) los documentos que fundamenten los hechos del reclamo.
El reclamo se formulará por escrito dirigido a Leal o a quien éste designe, y se debe enviar a cualquiera de las direcciones indicadas en el Artículo 15.
Si el reclamo se presenta de forma incompleta, se requerirá al Titular o sus causahabientes dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción de la reclamación para que complemente el reclamo.
Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que el reclamante ha desistido de su pretensión.
Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la Base de Datos una leyenda que señale “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea cedido.
El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Artículo 18. Quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio. El Titular, sus causahabientes o apoderados, deberán agotar el trámite de consulta ante Leal o quien éste designe, con anterioridad a la presentación de cualquier queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio.

Artículo 19. Reporte de información negativa. Leal podrá efectuar el reporte de información negativa sobre incumplimiento de obligaciones de los Titulares que hayan dado su Autorización para tal efecto, pero en cualquier caso requerirá comunicarlo previamente al Titular, lo cual podrá incluirse en los extractos u otra información periódica que se envíe a los respectivos clientes, siempre y cuando se incluya de manera clara y legible.
En todo caso, los Titulares podrán autorizar a que dicha información sea comunicada mediante el envío de mensaje de datos.
En el evento en que se presenten moras sucesivas y continuas, la obligación de comunicar previamente al Titular, se entenderá cumplida con la comunicación correspondiente a la mora inicial.

CAPÍTULO V

FINALIDAD Y VIGENCIA

Artículo 20. Finalidad del Tratamiento de Datos Personales. El Tratamiento de los Datos Personales que recolecte Leal se realiza con las siguientes finalidades:
Almacenamiento, recolección, análisis, transferencia y transmisión de datos de consumo de clientes con el fin de identificar su trazabilidad de consumo, análisis agregado de tendencias y patrones de consumo, comunicación con las partes intervinientes en los contratos que se suscriban en desarrollo de los proyectos de Leal; manejo y envío de comunicaciones con fines informativos o de mercadeo; información sobre la celebración de alianzas y con fines estadísticos.
Los datos personales recolectados también se utilizarán para procesos de admisión, selección y vinculación de contratistas, proveedores y clientes de Leal; validación de la vinculación al sistema de seguridad social; y cualquier otro uso que se considere necesario para dar cumplimiento a la ley y a las obligaciones de carácter laboral.
Reporte a deudores que no cumplan con las obligaciones de pago a favor de Leal, para lo cual podrán permanecer en la base de datos que pueda administrar Leal o a la cual pueda ser reportado el deudor.

Artículo 21. Vigencia. El presente Manual rige a partir de la fecha de su expedición. El periodo de vigencia de las bases de datos se regirá por las disposiciones que rigen la materia conforme a los principios de finalidad y temporalidad de la información.

Dado en Bogotá a los 30 días del mes de marzo de 2016.